Ett ledningssystem i stället för tre: när småföretag väljer FR2000

Ett småföretag som ska visa en kund eller en upphandlande myndighet att kvalitet, miljö och arbetsmiljö sköts systematiskt kan gå två vägar. Den ena är ISO: ISO 9001 för kvalitet, ISO 14001 för miljö och ISO 45001 för arbetsmiljö, tre standarder med var sitt regelverk. Den andra är svensk och samlar samma områden i ett system.

FR2000 är en kravstandard för ledningssystem som täcker kvalitet, miljö och arbetsmiljö, och därtill brandskydd och kompetens. Den förvaltas av FR2000 i Sverige ekonomisk förening, där medlemsföretagen utser styrelse och råd, och bygger enligt föreningen på principerna i ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001. Den som letar efter ett alternativ till ISO hittar alltså samma kravområden, samlade i ett dokument.

Ett system att hålla levande

Den version som gäller i dag, FR2000:2022, har gällt sedan den 1 juli 2022 och ersatte FR2000:2017. Kraven omfattar bland annat policy, mål och handlingsplaner, lagar och andra krav, inköp, produktion och leverans, interna revisioner, avvikelsehantering och ledningens genomgång. Standarden går att ladda ned gratis.

Skillnaden mot tre ISO-certifieringar ligger i hur arbetet hålls ihop. Ett företag med 15 anställda behöver enligt föreningen inte bygga upp tre parallella dokumentstrukturer och tre interna revisionsplaner, och revisionen görs vid ett tillfälle i stället för tre. Kraven på det praktiska arbetet, som riskhantering, egenkontroller, lagefterlevnad och förbättringsarbete, är jämförbara med ISO:s.

FR2000 etablerades 1996, och föreningen anger att snart 1 000 bolag är certifierade. Bland dem finns bygg- och tillverkningsföretag, handel och tjänsteföretag inom bland annat it och bemanning.

Certifikatet ställs ut av ett ackrediterat organ

Ett FR2000-certifikat ställs ut av ett certifieringsbolag, inte av föreningen. Enligt föreningen anlitas bara bolag med ackreditering från Swedac, och de följer samma revisionsförfarande som vid ISO-certifiering. Certifierade företag går att söka i registren hos Qvalify, Nordcert och SBSC, som föreningen länkar till på sin sida om FR2000-certifierade företag.

Den detaljen har spelat roll i domstol. År 2009 prövade Länsrätten i Göteborg en upphandling där Göteborgs Stad köpte hantverkstjänster inom luftbehandling. Staden hade gett en leverantör med FR2000 samma avdrag på utvärderingspriset som anbudsgivare med arbetsmiljöcertifiering enligt OHSAS 18001 eller AFS 2001:1 ”eller likvärdigt”, och en konkurrent begärde överprövning. Länsrätten fann att FR2000-certifikatet kunde bedömas som likvärdigt och pekade bland annat på att certifieringen sedan maj 2009 utfördes av ett organ som Swedac ackrediterat.

Fem år senare prövade Förvaltningsrätten i Växjö en byggupphandling i Alvesta. Där gav tredjepartscertifiering enligt ISO 9001 och ISO 14000 högsta poäng för kvalitets- och miljöledningssystem. Bolaget som tilldelades uppdraget hade FR2000 men ingen ISO-certifiering och fick ändå högsta poäng. Rätten konstaterade att FR2000, såvitt framkommit i målet, utgår från bland annat ISO 9001 och ISO 14000 men ställer fler krav på företaget. Den klagande hade enligt rätten inte visat att poängsättningen stred mot lagen om offentlig upphandling.

Formuleringen i underlaget avgör

Domarna gäller de enskilda upphandlingarna. Varje upphandling är unik, skrev länsrätten 2009, och förutsättningarna fastställs i förfrågningsunderlaget. För den som lämnar anbud är det ordalydelsen som räknas: öppnar underlaget för likvärdiga bevis kan ett FR2000-certifikat redovisas.

Föreningen råder företag som vill sälja till offentlig sektor att läsa underlaget noga och, där ordalydelsen tillåter, lämna certifikatet som bevis på ett integrerat ledningssystem. Hur det fungerar i praktiken beskriver föreningen i sin genomgång av certifiering vid offentlig upphandling.

Arbetet före revisionen

Vägen till ett certifikat går via ett eget ledningssystem. Det är certifieringsbolagets uppgift att bedöma om kraven efterlevs, men arbetet dessförinnan ligger hos företaget. Föreningen rekommenderar att någon utses att driva projektet, att någon i gruppen har administrativ förmåga och att företaget tar hjälp av en erfaren konsult i ett tidigt skede.

Ledningssystemet blir enligt föreningen företagets övergripande ramverk för hur verksamheten drivs, och därifrån hänvisas till rutiner, dokumentation och andra verksamhetssystem. Ett affärssystem kan till exempel ingå. Föreningen råder därför företaget att tidigt ta reda på sina digitala förutsättningar och erbjuder sig att vara bollplank i valet av plattform.

Börja med kundernas krav

Vilket system som passar beror på vem företaget säljer till. Föreningen råder den som funderar på certifiering att först stämma av med sina kunder, och eventuellt leverantörer, om de ställer särskilda certifieringskrav. Certifieringen prissätts med fast pris efter revisionstyp och antal anställda. För verksamheter på flera orter finns paraplycertifikat, där omfattning och pris räknas fram i varje enskilt fall.

APS Drift & Underhåll, som arbetar med konsultation, installation och service av tekniska system i fastigheter, är ett av företagen som valt den vägen. Företaget certifierade sig 2007 med ett tiotal medarbetare och har enligt ett kundcase på FR2000:s webbplats vuxit till ett hundratal. I samband med certifieringen gick företaget enligt kundcaset från att i hög grad vara reaktivt till att arbeta efter tydliga, skriftligt dokumenterade rutiner.

”Valet föll på FR2000 eftersom det är en kravstandard som kombinerar kvalitet, miljö och arbetsmiljö”, säger Clas Stenström, delägare och marknadsansvarig, i kundcaset.

För ett östgötskt företag som står inför samma val är de egna förfrågningsunderlagen ett bra ställe att börja. Där står vilka krav kunderna faktiskt ställer, och om ett likvärdigt certifikat räcker.